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전자화문서 보관

자주하는 질문
주요 궁금증을 해소해 드립니다.
공인전자문서센터란?
문서보관의 효율성과 안전성을 확보하기 위하여 과학기술정보통신부
장관으로부터 지정 받은 법인 또는 국가기관을 말합니다.
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Datarium이란?
하나금융티아이 공인전자문서센터로
종이문서의 전자화, 전자문서 보관, 시점확인증명 발급 등
문서관리의 모든 것을 책임집니다.
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질문 전자문서란 무엇인가요?닫힘
답변

“전자문서”라 함은 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송/수신 또는 저장된 정보를 말합니다. 이는 컴퓨터와 같은 연산 작용을 하는 정보처리장치에 의하여 생성된 디지털 메시지로 필요에 의하여 나중에 재현하거나 열람할 수 있는 전자적 기록으로 특별한 형식(또는 표준)을 필요로 하지 않습니다.

질문 전자화문서란 무엇인가요?닫힘
답변

“전자화문서”는 원래 종이문서 등으로 작성되었으나 전자적 형태로 변환된 전자문서를 의미하며, 전자화문서도 전자문서의 한 유형에 속합니다.

전자문서 및 전자거래기본법상 전자화문서는 기존의 스캐닝 문서와는 달리 법에 따른 엄격한 절차와 방법에 의하여 작성되도록 하고, 이후 분쟁에 대비한 전자화문서의 신뢰성과 동일성을 유지하는 것을 목적으로 합니다.

질문 전자문서도 종이문서와 같은 효력이 있나요?닫힘
답변

전자문서도 종이문서가 갖는 정보적, 증명적, 상징적 기능 등을 수행하고 전자서명 된 전자문서는 작성자의 신원확인과 전자문서의 진정성을 보장 합니다.

전자문서 및 전자거래기본법은 “전자문서는 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 아니한다.”고 규정되어 있습니다. 이는 예외적인 경우를 제외하고 일반 종이문서와 동일한 법적 효력이 인정됨을 의미합니다.

질문 전자문서에는 공인전자서명이 반드시 첨부되어야 하나요?닫힘
답변

전자문서에는 공인전자서명이 있어야 유효한 문서가 있고, 비공인전자서명만으로도 유효한 문서가 있습니다. 각종 법률에 명문으로 서명 또는 날인을 요구하는 경우가 아니라면 비공인전자서명만으로도 충분히 법적으로 유효합니다.

* 공인전자문서센터에 보관된 전자문서와 전자서명된 전자문서의 차이점

공인전자문서센터에 전자문서를 보관하는 것은 분쟁 발생 시, 전자서명을 첨부하여 자체적으로 보관하는 방법에 비해서 객관성과 신뢰성을 획득하며, 법령에 따른 보관의무를 완벽하게 이행하는 방법입니다. 전자서명법상의 전자서명을 받더라도 문서보관의 법적효력을 부여받는 것은 아닙니다.

질문 원본 종이문서를 폐기하고 전자화문서만 보관할 수 있나요?닫힘
답변

전자화문서 제도는 종이문서 보관에 소요되는 사회적 비용을 줄이기 위하여 종이문서를 전자문서로 변환하여 보관하는 것을 촉진하기 위하여 마련된 제도입니다. 종이문서에 대하여 일정한 기준을 갖춘 경우 전자화문서의 보관으로 종이문서의 보관을 갈음할 수 있도록 허용함으로써 이중 보관의 불합리와 보관 비용의 낭비를 방지합니다.

질문 전자문서를 법원에 증거로 제출할 수 있나요?닫힘
답변

전자문서도 전자화문서를 포함해서 모두 민사소송에 있어서 증거조사의 대상이 되는 증거능력이 있습니다. 또한 전자문서의 경우에는 전자서명법 제3조에 따라 공인전자서명을 통하여 진정성립이 추정됩니다.

* 공인전자문서센터 보관문서의 증거력

  • 1) 전자문서 보관대행의 효력: 공인전자문서센터가 전자문서를 보관하는 경우에는 전자문서 및 전자거래기본법에 따라 전자문서의 보관이 행하여진 것으로 봅니다.
  • 2) 전자문서 내용 불변경 추정: 공인전자문서센터에 보관된 전자문서는 보관기간 중에는 그 내용이 변경되지 아니한 것으로 추정합니다.
  • 3) 공인전자문서센터 발급 증명서의 진정성 추정: 공인전자문서센터에 보관된 전자문서의 보관 사실, 작성자, 수신자 및 송신/수신 일시 등에 관한 사항에 대한 증명서를 대통령령이 정하는 방법 및 절차에 따라 발급한 경우에 그 증명서에 기재된 사항은 진정한 것으로 추정 합니다.
질문 공인전자문서센터의 안전성과 신뢰성의 법적 근거는 무엇인가요?닫힘
답변
  • 1) 정부의 지정 및 관리/감독: 엄격한 지정기준 적용 및 정부의 관리/감독 부여
  • 2) 안정성 확보 장치 마련: 내용 훼손/변경의 방지 조치, 정보보안의 준수 및 이용자의 개인정보 보호 조치
  • 3) 신뢰성 확보 장치 마련: 손해배상 책임보험 가입 의무화, 공인전자문서센터 임원/직원의 공무원 의제 및 이용자와의 독립성 유지
질문 공인전자문서센터에 보관된 전자문서의 특별한 효력은 무엇인가요?닫힘
답변

공인전자문서센터에 보관된 전자문서는 보관기간 중에 그 내용이 변경되지 아니한 것으로 추정됩니다. 또한 전자문서의 보관 사실, 작성자, 수신자 및 송신/수신 일시 등에 대한 증명서를 발급한 경우 증명서에 기재된 사항은 진정한 것으로 추정됩니다(법 제31조의 7).

전자화고시에 따라 전자화문서의 경우 전자화대상문서를 전자화문서로 변환한 이후에 공인전자문서센터로 이관하여 보관하게 되면 종이문서를 폐기할 수 있습니다.